Dokumentacja medyczna w gabinecie optometrycznym zgodnie z Ministerstwem Zdrowia.
W ostatnich miesiącach Zarząd Polskiego Towarzystwa Optometrii i Optyki prowadził intensywną korespondencję z Ministerstwem Zdrowia, mającą na celu ostateczne doprecyzowanie obowiązków administracyjnych spoczywających na naszej grupie zawodowej. Wątpliwości dotyczyły fundamentalnych kwestii: czy optometrysta musi prowadzić dokumentację medyczną, w jakiej formie (papierowej czy elektronicznej) oraz jaki jest jego status w systemie P1.
1. Czy optometrysta musi prowadzić dokumentację medyczną?
To pytanie pojawiało się najczęściej. Do tej pory interpretacje bywały różne, jednak stanowisko Ministerstwa Zdrowia z dnia 29 września 2025 r. stawia sprawę jasno, opierając się na Ustawie o zawodach medycznych oraz Ustawie o prawach pacjenta. Resort zdrowia wskazuje, że na optometrystach spoczywa obowiązek prowadzenia dokumentacji, ponieważ jest ściśle powiązany z faktem udzielania świadczeń zdrowotnych. W piśmie czytamy:
„Biorąc pod uwagę powyższe okoliczności należy stwierdzić, że czynności zawodowe optometrystów zasadniczo mają charakter udzielania świadczeń zdrowotnych. Przy czym ewentualny obowiązek prowadzenia przez nich dokumentacji medycznej uzależniony jest od przyjętej formy wykonywania zawodu”.
Ministerstwo podkreśla, że zgodnie z ustawą o niektórych zawodach medycznych z 2023 r., optometrysta wykonuje zawód medyczny. Tym samym, podmioty, w których pracują optometryści (niezależnie czy są to przedsiębiorcy, SPZOZ-y czy inne jednostki), są „podmiotami udzielającymi świadczeń zdrowotnych”.
Konkluzja Ministerstwa jest jednoznaczna i zaleca podejście bezpieczne dla specjalisty i pacjenta:
„(…) w opinii Ministerstwa Zdrowia właściwym rozwiązaniem jest przyjęcie przez osoby wykonujące zawody medyczne wykładni rozszerzającej obowiązujących przepisów prawa, a co za tym idzie prowadzenie dokumentacji medycznej z uwagi na fakt, że wykonywane przez nich czynności mają charakter świadczeń zdrowotnych”.
2. Czy dokumentacja musi być prowadzona w formie elektronicznej?
W piśmie z dnia 12 listopada 2025 r. Ministerstwo Zdrowia odnosi się do formy prowadzenia dokumentacji.
„Ustawodawca jako podstawową formę prowadzenia dokumentacji medycznej wskazał postać elektroniczną”.
Jest to wymóg wynikający wprost z rozporządzenia w sprawie rodzajów, zakresu i wzorów dokumentacji medycznej. Oznacza to, że domyślnym standardem w gabinecie optometrycznym powinien być system informatyczny (program gabinetowy) pozwalający na gromadzenie danych w formacie cyfrowym.
Tak, przepisy przewidują sytuacje awaryjne, jednak nie mogą one być traktowane jako stała reguła zwalniająca z cyfryzacji. Ministerstwo wyjaśnia, kiedy można sięgnąć po papier:
„(…) dokumentacja może być prowadzona w postaci papierowej, jeżeli przepis rozporządzenia tak stanowi lub warunki organizacyjno-techniczne uniemożliwiają prowadzenie dokumentacji w postaci elektronicznej”.
Co ważne, resort precyzuje, co kryje się pod pojęciem „braku warunków organizacyjno-technicznych”. Nie jest to dowolność wyboru, lecz sytuacje obiektywne:
„Przy czym przez brak warunków organizacyjno-technicznych należy rozumieć zarówno stały brak rozwiązań informatycznych, jak i czasową niemożność prowadzenia dokumentacji w postaci elektronicznej np. wskutek awarii systemu teleinformatycznego, w którym prowadzona jest dokumentacja, czy też awarii sprzętu”.
Oznacza to, że papierowa karta pacjenta jest dopuszczalna w momencie awarii komputera, braku prądu lub awarii oprogramowania, ale docelowo dane te powinny trafić do systemu, gdy usterka zostanie usunięta.
4. Czy optometrysta ma dostęp do systemu P1 i gabinet.gov.pl?
To jedna z najważniejszych informacji dla naszego środowiska. Integracja z systemem e-Zdrowia (P1) staje się faktem. Ministerstwo potwierdza, że optometryści zostali uwzględnieni w infrastrukturze cyfrowej państwa.
„W najnowszej wersji aplikacji gabinet.gov dodana została rola »Optometrysta«”.
Dostęp ten jest kluczowy, ponieważ na usługodawcach ciąży obowiązek raportowania tzw. zdarzeń medycznych do Systemu Informacji Medycznej (SIM).
„(…) usługodawcy są obowiązani przekazywać do Systemu Informacji Medycznej dane zdarzenia medycznego przetwarzanego w systemie informacji”.
Warto przypomnieć, że „zdarzenie medyczne” to w świetle prawa „faktycznie świadczenie zdrowotne”. Oznacza to, że wizyta optometryczna powinna zostać odnotowana w systemie.
Gdzie szukać pomocy technicznej?
Zdajemy sobie sprawę, że wdrożenie EDM (Elektronicznej Dokumentacji Medycznej) może rodzić wyzwania techniczne. Ministerstwo Zdrowia wskazuje konkretne źródła wsparcia dla optometrystów:
- Infolinia Centrum e-Zdrowia (CeZ): numer 19 239 (dostępna całodobowo).
- Materiały szkoleniowe: Oficjalny kanał YouTube Centrum e-Zdrowia (https://www.youtube.com/@CentrumeZdrowia).
- Instrukcje: Podręczniki użytkownika dostępne na stronie gabinet.gov.pl.
Zachęcamy Państwa do zapoznania się z pełną treścią pism, które załączamy do niniejszego artykułu, oraz do dostosowania procedur w swoich gabinetach do obowiązujących wymogów. Profesjonalizacja naszego zawodu wiąże się nie tylko z wiedzą kliniczną, ale również z dbałością o standardy formalno-prawne.
